Dass veraltete Technologien und ERP-Systeme dem wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens entgegenstehen, hat inzwischen ein Großteil der Firmen erkannt. Zwar ist diese Erkenntnis ein wichtiger Grundstein für die Entwicklung eines Betriebes, doch der Umgang mit den damit verbundenen Konsequenzen führt noch immer zu Entscheidungsschwierigkeiten und Diskussionen: Während einige Unternehmen versuchen, ihr altes System durch Anpassungen aufzuwerten, gestalten andere ihre Lösung von Grund auf neu.

Sanfte Modernisierung: SaaS und Cloud als Zwischenschritt

Viele Betriebe tun sich schwer damit, von ihrer bisher genutzten Software Abschied zu nehmen, und bemühen sich stattdessen, sie durch Anpassungen am Leben zu erhalten. Die Gründe hierfür liegen meist im finanziellen oder personellen Bereich. Das alte System wird mit Funktionen für Customer Relationship Management, Supply Chain Management oder auch Enterprise Content Management erweitert, in der Hoffnung, dass diese Schritte ausreichen, um weiterhin auf dem Markt bestehen zu können. Doch manche Systeme sind mit ihren 15 Jahren hoffnungslos veraltet, sodass solche Erweiterungen meist sogar kontraproduktiv sind.

Ein Zwischenschritt ist die Möglichkeit, die bisherige ERP-Lösung inklusive ihrer Anpassungen auf eine SaaS-Plattform zu heben, sodass das Unternehmen bei der Nutzung Unterstützung erfährt. Als zweiten Schritt bieten zahlreiche Anbieter die Entwicklung einer aktuellen, Cloud-fähigen Version des alten Systems an. Diese Option erfolgt zunächst als Einsatzszenario. Sobald der Umstieg auf den tatsächlichen Cloud-Betrieb durchgeführt wurde, wird das System kontinuierlich optimiert.

Auf diese Weise lässt sich ein sanfter Übergang auf neue Lösungen realisieren. Cloud-Anwendungen punkten zudem durch geringe Kosten, leichte Anpassung und hohe Flexibilität. Entgegen der früher gehegten Befürchtungen hat die Cloud zudem inzwischen bewiesen, dass sie ein hohes Maß an Sicherheit und Verfügbarkeit aufweist.

Alte Systeme anpassen: Pro- und Contra-Argumente

Bei der Abwägung zwischen Anpassung und Modernisierung sollten vor allem die nachstehenden Argumente einbezogen werden. Wie stark die einzelnen Pro- und Contra-Punkte tatsächlich wiegen, hängt allerdings stark vom jeweiligen Unternehmen ab.

Das System an die Prozesse anpassen vs. Die Prozesse an das System anpassen

Auf Personal, dass sich mit Veränderungen schwertut oder schlichtweg keine Zeit für die Einarbeitung in neue Systeme hat, wirkt eine Anpassung des alten ERP-Systems und damit auch die Anpassung an bereits bestehende Arbeitsprozesse durchaus reizvoll.

Wesentlich kostengünstiger und produktiver ist allerdings eine Aktualisierung der bisherigen Geschäftsvorgänge, sodass diese an das neue ERP-System angepasst werden. Auch wenn die Reflexion und Umwandlung der betrieblichen Prozesse ungemütlich erscheint, steigern Firmen, die offen für Best Practices sind und sich an neue Strukturen wagen, langfristig ihren wirtschaftlichen Erfolg.

Gerechtfertigte Ausgaben vs. Unnötig hohe Kosten

Besonders Unternehmen, die in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit Software-Anbietern gemacht haben, vertrauen auf ihr bewährtes ERP-System und halten daher die hohen  Anpassungskosten für gerechtfertigt. Für sie ist es schwer vorstellbar, dass ein neues System den spezifischen Anforderungen des Betriebes besser gerecht werden kann.

Allerdings ist es häufig so, dass die stetige Anpassung des ERP-Systems meist zehnmal so viel Geld erfordert, wie ursprünglich für die Lizenzen ausgegeben wurde. Doch nicht nur die Kosten sind ein Nachteil: Durch die Zusätze wird das alte System stark verlangsamt und die Effizienz der Lösung eingeschränkt.

Serienmäßige Lösungen vs. Branchenspezifische Funktionalität

Zahlreiche Firmen, die an ihrer bisherigen ERP-Lösung festhalten, sind der Ansicht, dass serienmäßige Systeme nicht speziell genug für ihre jeweiligen komplexen Bedürfnisse sind. Es herrscht die Befürchtung vor, dass der eigene Industriezweig durch Fristen, Vorschriften und komplizierte Fertigungsprozesse zu spezialisiert für Lösungen „von der Stange“ ist.

Gegen diese Befürchtung spricht die Tatsache, dass Universallösungen für ERP-Systeme inzwischen keineswegs komplett unspezifisch sind. Stattdessen besitzen sie eine hohe Flexibilität, da sie durch spezielle Apps und Module individuell erweitert werden können. Darüber hinaus spielt es keine Rolle, ob eine Firma MTO, ETO oder sogar komplexe Kombinationsprozesse nutzt. Die Lösungen werden exakt für den Zweck des jeweiligen Betriebes erstellt und weisen daher die nötige Fertigungserfahrung auf.

Sieben Tipps zur Entscheidungsfindung

Der Schritt zu einem neuen ERP-System ist sicherlich kein leichter. Die folgenden Tipps können aber dabei helfen, die Überlegungen und Planungen besser zu strukturieren:

1. Reflektieren Sie Ihre bisherigen betrieblichen Praktiken und dokumentieren Sie, welche davon absolut notwendig sind und auf keinen Fall geändert oder aufgegeben werden können.
2. Kalkulieren Sie nicht nur die Startinvestition in Ihre finanzielle Planung mit ein, sondern berücksichtigen Sie auch die Langzeitkosten. Diese können je nach Lebensdauer des Systems sehr hoch ausfallen.
3. Setzen Sie bei der Wahl einer Lösung auf Flexibilität. Die Veränderungen des Marktes und der Technologien sind unvorhersehbar, daher ist es sinnvoll, für alle Eventualitäten gewappnet zu sein.
4. Hilfreich sind Software-Demos, mithilfe derer zugleich auch die Eignung des Anbieters geprüft werden kann.
5. Prüfen Sie industriespezifische Lösungen und Best-Practices, um sich ein Bild von möglichen Veränderungen zu verschaffen.
6. Achten Sie vor allem auf die Nutzerfreundlichkeit der Systeme. Optimal ist eine Bedienung, die intuitiv gelingt.
7. Nicht nur die Funktionen einer Lösung, sondern auch der Kontext sollte bei der Wahl betrachtet werden. Erkundigen Sie sich über Themen wie Netzwerkanforderungen und Datensicherheit.

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