Die Entscheidung für einen ERP-Anbieter sollte wohlüberlegt sein. Man bindet sich langfristig nicht nur an einen Geschäftspartner, sondern auch an eine bestimmte Software, die nichts Geringeres leisten soll als die Steuerung sämtlicher Unternehmensprozesse. Entsprechend groß ist die Tragweite der Anbieterauswahl – und sie birgt Risiken, die unter Umständen das ganze Projekt scheitern lassen können.

Um das zu vermeiden, sollte bereits der Auswahlprozess strukturiert und organisiert ablaufen. Drei große Abschnitte lassen sich zusammenfassen:

1. Informationen einholen und Angebote eingrenzen
2. Kontakt zu Anbietern und Referenzkunden herstellen
3. Vertragsverhandlungen führen und Pflichtenheft erstellen

Abschnitt 1: Informationen einholen und Angebote eingrenzen

Zunächst sollte die Zahl der ERP-Anbieter mit belegbaren Branchenerfahrungen eingegrenzt werden. Anschließend steht eine Auseinandersetzung mit den ERP-Lösungen dieser Anbieter auf dem Planzettel. Dass hierfür auch Zeit vonnöten ist, um wichtiges Basiswissen aufzubauen, ist selbstredend. Sind die Anbieter und die aktuellen Branchenlösungen bekannt, fällt die folgende Detailarbeit mit den eigenen Geschäftsprozessen und die Formulierung von Anforderungen leichter. Unternehmen sollten unbedingt vermeiden, dass die bisherigen Geschäftsprozesse und die daraus resultierenden Anforderungen einfach als Vorlage für die ERP-Auswahl der Zukunft herangezogen werden. Weiterentwickeln und modernisieren werden sich die betrieblichen Abläufe nur, wenn vorab Neuigkeiten, Innovationen und Features bekannt sind. Auch beim privaten Autokauf würde niemand mit einer Liste der Features des Altfahrzeuges zum Autohändler gehen!

Beim Auswahlprozess lassen sich Unternehmen im Normalfall von externen ERP-Beratern unterstützen. Mit ihnen zusammen erfolgt die Erfassung aller Geschäftsprozesse. Wichtig ist zudem die Dokumentation der Anforderungen in einem Lastenheft und die Erstellung einer ERP-Anbieter-Longlist, einer Auflistung aller Anbieter, die das Lastenheft für eine Angebotsabgabe erhalten sollen. Wurden konkrete Angebote seitens der ERP-Anbieter abgegeben, grenzt ein stichhaltiger Vergleich die Zahl der Anbieter auf die passendsten 3 bis 4 ein.

Abschnitt 2: Kontakt zu Anbietern und Referenzkunden herstellen

Im zweiten Abschnitt sind Gespräche mit den noch in Frage kommenden Anbietern und deren Referenzkunden zu führen. Danach sollte eine weitere Eingrenzung auf die verbleibenden besten zwei Anbieter erfolgen. Planen Sie jetzt unbedingt die Zeit für einen persönlichen Besuch bei den Referenzkunden der Top-2-Anbieter ein. Ein direktes Gespräch ist noch immer am aufschlussreichsten und sollte Ihnen das Projekt auf jeden Fall wert sein.

Abschnitt 3: Vertragsverhandlungen führen und Pflichtenheft erstellen

Nach der Entscheidung für einen der beiden verbliebenen ERP-Anbieter werden mit diesem die Vertragsverhandlungen geführt und gemeinsam ein Pflichtenheft aus Basis des Lastenheftes erstellt. Erst jetzt kommt es zur eigentlichen Realisierung der ERP-Projekts, zu der auch sogenannte Performance-Tests der Software mit möglichst komplettem Datenbestand gehören. Sind diese erfolgreich, fällt der Startschuss für die Anwendung im täglichen Geschäftsbetrieb und die Support-Phase beginnt.

Fazit: Vorgehensmodell für erfolgreich umgesetzte ERP-Projekte