Warum ERP-Projekte scheitern – und wie man das eigene Projekt davor bewahrt

Als Grund für das Scheitern von ERP-Projekten lassen sich in den meisten Fällen falsche Zielvorstellungen nennen, die vor allem die folgenden drei Faktoren betreffen:

Budget
Zeit
Qualität

Faktor Budget: Zu wenig Geld für die Vorbereitung und unkritische Vertriebsleute auf Seiten der ERP-Anbieter

Im Bereich der Kosten wurde von den Entwicklern der gescheiterten ERP-Projekte der Fehler gemacht, die 10 %-Regel nicht zu beachten. Diese besagt, dass 10 % der kalkulierten ERP-Kosten für die Vorarbeit bestimmt sein sollten. Die Folge der Nichtberücksichtigung dieser Regel sind ungenaue und unzureichend definierte Anforderungen.

Darüber hinaus besteht das Problem, dass ERP-Anbieter in der Regel durch Vertriebspersonen in Anwender-Unternehmen vertreten werden. Deren Credo ist es, jede Komplikation beseitigen zu können. Doch diese Einstellung, kombiniert mit der Einsparung des Budgets für die Vorbereitung, setzt erschreckend oft eine Verkettung ungünstiger Umstände in Gang.

Faktor Zeit: Zu kleine Zeitrahmen auf Kosten der Testphase

Der zweite Faktor Zeit birgt ebenfalls ein hohes Fehlerpotenzial. Für viele ERP-Projekte wurde ein zu kleiner Zeitrahmen veranschlagt. Auch wird der Arbeitsaufwand bezüglich der Anpassung der Standardsoftware unterschätzt. Die Folge: Der Zeitdruck steigt, Deadlines geraten ins Wanken.

Um das Zeitdefizit zu kompensieren, wird meist auf eine ausführliche Testphase verzichtet beziehungsweise diese verkürzt, obwohl sie einen wichtigen und notwendigen Projektabschnitt darstellt. Entsprechend oft rächt sich denn auch das Aussparen von Tests. Korrigierende Eingriffe am laufenden System sind immer kritisch und können zeitweise den Geschäftsbetrieb nicht nur beeinträchtigen, sondern auch komplett zum Erliegen bringen.

Faktor Qualität: Zu wenig Geld + zu wenig Zeit = mangelhafte Qualität

Die Qualität als dritter Faktor wird durch die bereits genannten Faktoren Budget und Zeit negativ beeinflusst. Entweder werden als Ausgleichsversuch kostenintensive Implementierungsphasen mit umfangreichen Programmierungen durchgeführt, oder die Unternehmen müssen das niedrige Qualitätsniveau akzeptieren.

Meist werden zudem externe ERP-Berater eingesetzt, die jedoch nach Abschluss des Projekts – unabhängig von dessen Erfolg oder Misserfolg – nicht mehr zur Verfügung stehen. Darüber hinaus weisen die externen Berater oftmals keine Implementierungserfahrung auf und können lediglich auf eine geringe ERP-Auswahl zurückgreifen. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl kritisch zu sein und im Umgang mit externen Beratern immer die Kontrolle zu behalten.

Exkurs: In welchem Ausmaß IT-Projekte aus dem Ruder geraten können

Zusammen mit der Universität Oxford betreibt die Unternehmens- und Strategieberatung McKinsey ein umfangreiches Monitoring, um dem Scheitern von IT-Projekten auf den Grund zu gehen. Die daraus resultierende Studie Schwarze Schwäne in IT-Projekten zeigt: Wenn ein Projekt aus dem Ruder gerät, dann im großen Stil.

Die wichtigsten Ergebnisse der Studie im Überblick:

Im Vergleich zu Bauvorhaben geraten IT-Projekte in Bezug auf die beiden Faktoren Kosten und Zeit fast doppelt so oft außer Kontrolle.
Der Kostenrahmen wird dabei im Schnitt um 27 % überschritten.
Private Projekte gehen nicht öfter schief als öffentliche. Letztere werden aber öfter vor ihrer Fertigstellung abgebrochen.
Software-Projekte, die auf Standardsysteme zurückgreifen, übersteigen das Budget durchschnittlich um 42 % und dauern 32 % länger. Projekte, die auf eine individuelle Systemlösung setzen, kosten dagegen nur 26 % mehr als geplant. Aber: Sie brauchen ganze 71 % mehr Zeit.
Kleinere Projekte überschreiten, prozentual gesehen, das Budget mehr als größere.
Jedes Jahr, welches das Projekt länger läuft, erhöht sich das Risiko des Scheiterns um 16,8 %.
Große Projekte sind erfolgversprechender als lange Projekte.
Mit erfahrenen Projektmanagern (mehr als 15 Jahre Berufserfahrung) ist der Projekterfolg nicht zwingend besser. Deren Projekte landen um rund 23 % über dem Budget und benötigen 63 % mehr Zeit. Die Zahlen bei Projektmanagern mit weniger als 10 Jahren Berufspraxis: 28 % Budgetüberschreitung und lediglich 4 % Zeitüberschreitung.
Die Einplanung eines Nutzenmanagements (Analyse der Vorteile eines Projektes) lohnt sich in jedem Fall.

In diesem Artikel sind eine ausführliche Erläuterung der einzelnen Punkte und weitere Infos zur Studie Schwarze Schwäne in IT-Projekten zu finden.

Fazit: Wie es besser geht

Wer etwa 10 % der Gesamtkosten in die Vorbereitung des Projekts investiert und einen ausreichend großen Zeitrahmen für die Einführung des ERP-Systems definiert, hat deutlich bessere Chancen, mit einem qualitativ hochwertigen ERP-System belohnt zu werden. Zudem sollte man sowohl den Vertriebsleuten des ausgewählten ERP-Anbieters als auch eventuell hinzugezogenen ERP-Beratern stets kritisch begegnen. Hier ist das Sein oftmals mehr Schein. Und der Schein kann bekanntlich trügen.