Die ganze Welt der ERP-Praxis Allgemein ERP-Auswahl: Drei Punkte, auf die Sie 2016 achten sollten
Die Wahl eines ERP-Systems ist an sich bereits eine komplexe Angelegenheit. Wenn nun auch noch neue Regelungen und Formate hinzukommen, ist es ratsam, doppelt zu prüfen. Deshalb sollten Unternehmen, die in diesem Jahr ein ERP-System einsetzen möchten, bei der Auswahl vor allem auf drei Punkte achten:
- ERP-Kassenmodul
- ZUGFeRD-Unterstützung
- Dokumenten-Management-System
ERP-Kassenmodul: Neue Regelungen ab 2017
Ab dem 1. Januar 2017 gelten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD). Daher müssen Unternehmen bis spätestens Ende 2016 dafür sorgen, dass ihr Kassensystem entsprechend angepasst ist.
Eine Ladenkasse, die an das ERP-System angebunden ist, bietet gleich mehrere Vorteile:
- Die Daten sind leichter auszuwerten, wenn sie sich alle in einem System befinden.
- Die Qualität der CRM-Daten erhöht sich durch die Kassenbuchungen auf den ERP-Kundenstamm.
- Zielrechnungen werden ausgestellt und an das angeschlossene Rechnungswesen übergeben.
Unternehmen sollten sich angesichts dieser Umstellung zeitnah um ein ERP-System mit Kassen-Modul zu bemühen, um so den Ansprüchen der neuen Regelungen rechtzeitig gerecht zu werden.
ZUGFeRD-Unterstützung: Format für elektronische Rechnungen
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland – FeRD – hat ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen entwickelt, über das der Austausch von Rechnungen zwischen Steller und Empfänger erfolgt.
Abgekürzt wird der Zentrale User Guide mit ZUGFeRD. Dank dieses Formats können die Rechnungen übersichtlich in einer PDF übermittelt und die XML-Daten ohne weiteres verarbeitet werden. Daher sollte auch die Unterstützung des ZUGFeRDs auf der Checkliste für ERP-Systeme stehen, schon allein weil durch das neue Format Tippfehler vermieden werden.
Dokumenten-Management-System: Rechnungen archivieren
Inzwischen ist es nahezu selbstverständlich, dass Rechnungen per Mail versendet werden. Mit der digitalen Ablage tun sich dennoch viele Unternehmen schwer. Dabei kann dieser Schritt schnell und einfach über ein Dokumenten-Management-System (DMS) erfolgen.
Ein solches System spart gegenüber der altmodischen Methode nicht nur Kosten für Papier und Ordner, sondern bietet darüber hinaus den Vorteil, dass durch die Schlagwortsuche mühselige Suchvorgänge entfallen.
Hinweis Das DM-System sollte über eine gute Schnittstelle zum ERP-System verfügen, um die Geschäftsprozesse noch effizienter zu gestalten. Idealerweise ist ein ERP-System zu wählen, in das das DMS bereits integriert ist.